スキャン業務効率UP！仕分けとリネイムを複合機で完結
| お客様名 | 株式会社 Ai保険事務所様 |
|---|---|
| 所在地 | 京都市左京区上高野植ノ町１ |
| 従業員数 | 11名 |
| 事業内容 | ●損害保険代理店 あいおいニッセイ同和損害保険 （自動車、火災、傷害、新種、その他） ●生命保険代理店 三井住友海上あいおい生命/日本生命保険相互会社 （企業向け生保、個人向け生保） |
| コンセプト | お客様本位の保険を設計し提案致します。ファイナンシャルプランナーとして、企業や個人の皆様が豊かで安定した生活が送れるようお手伝いし、又、リスクマネジメントを実行し、地域に密着した営業を目指します。地域に密着し地域に貢献する代理店として今後も努力してまいります。 |
導入前の課題とは？
- Q.紙文書を電子化しようと思われたきっかけは何ですか？
- A.本体の保険会社で書類管理チームができた事が1番の要因ですかね。
今までは、契約頂いた書類に不備があった場合は、本社から書類が送り返されて来ていたのですが、全部メールで連絡が来るようになったんです。「提出した書類を後からでもすぐに確認できる様にしないといけない」という事と、控えを1年間残していかないという中で、紙文書は場所も取りますし、検索にも時間がかかります。「紙文書よりも電子データの方が検索も早くできるのではないか」と思い東洋さんに相談する事にしました。
- Q.電子化を始めていかがでしたか？
- A.自席から複合機までの動線が悪く、複合機での電子化には少し抵抗があったので、手持ちのインクジェットのプリンターでスキャンができる様に設定をお願いしデスクの横で作業をしていました。
ですが、手持ちのプリンターではPC上の特定のフォルダにしかスキャンできず、ファイル名もスキャンのタイミングによっては重複してしまったりして、ファイル名の変更やファイルの整理に手間がかかっていました。
東洋からの業務改善提案とは！
まず事務所のレイアウトの変更をお願いし、複合機での電子化をお勧めしました。
■複合機でフォルダへの仕分け作業が完結
株式会社Ai保険事務所様は、担当者や年月フォルダなど細かくフォルダ分けをしてスキャン文書を保存されていました。そこで、保存したい目的のフォルダを複合機のタッチパネルで選択する事ができる「Document Navigator」をご提案しました。
複合機でリネイム作業が完結 仕事の合間の時間を使って電子化をされていた為、先にスキャンだけして後からファイル名を変更する事も多く、リネイム作業にも無駄が生じていました。
リネイム作業においても複合機でファイル名を付与する事ができる「Document Navigator」はピッタリでした。
導入後のインタビュー
- Q.「Document Navigator」導入していかがでしたか？
- A.1か月200件程スキャンをしているので、手作業での仕分けとリネイムがとても手間だったんですが「Document Navigator」を導入してからは、スキャンする時から各担当者のフォルダに分ける事ができる様になったので、スキャンにかかる時間はすごく短くなりました。
今までは手作業でファイル名を変更し各担当者へフォルダ分けをしていたので、間違ってファイル名をつけてしまったり、フォルダ分けを誤ったりしている事もあって、後からファイルを探すのに苦労した事もあったのですが、書類を見ながら、ファイル名をつけられるのでそういった事もなくなりました。
この書類は後から見直す必要があると思った重要な書類には「自由入力」を使って先に詳細名をつけてスキャンするといった工夫もしています。 仕分けが楽になっただけではなく、後からの検索も楽になりました。
- Q.何か不便に感じておられる事はありますか？
- A.今の所、不便に思う事はなく、とても重宝しています。
- Q.今後チャレンジされたい業務改善はありますか？
- A.スケジュールとお客様情報の管理を機械化していきたいと思っています。契約内容に関しては会社のシステムがあるのですが、その他のお客様情報は、各担当者にお客様がついて下さっている状態なので、お客様の詳細な情報は担当者の頭の中にあるというのが現状です。
「担当者が不在だと何もできない」ではなく、会社としてお客様の「契約」だけでなく「生活」のサポートができるようにしていきたいです。
- Q.東洋、担当者について教えて下さい。
- A.東洋さんはドラえもんみたいな存在です。効率良く、スムーズに（楽に）仕事が出来るように「こんなことがしたい」とか「こんな事できたらいいな」というイメージを伝えると「できますよ」とか「社内の詳しい者に確認してみますね」と言って、イメージを実現してくれるので。