複合機のICカード認証で不要な印刷コスト削減！
| お客様名 | 社会福祉法人レモングラス 特別擁護老人ホームそらの木 |
|---|---|
| 所在地 | 京都市山科区大宅打明町15 |
| 事業内容 | 特別養護老人ホーム・ショートステイ・デイサービス |
| コンセプト | 一人ひとりが尊厳を失うことなく、住み慣れた地域でいきいきと穏やかに暮らせる施設を目指します。 明るい家庭的な雰囲気をもって地域との関わりを深め、地域から要望され活用される施設を目指します。 |
| URL | http://www.toumonkai.net/co_navi/article/jjn20141015170700-40.html |
導入前の課題とは？
- Q.導入前の課題はどのようなものでしたか？
- A.無駄な印刷が多かったです。中には私的な印刷も目にしていました。誰も取りに来ない放置プリントもありましたので、印刷する必要の無い物も印刷していたのだと思います。
誰でも好きなだけ出力できていたので、「とりあえず印刷しておこう」といった無駄な印刷も多かったのではないでしょうか。
- Q.導入を決定されるまでの事を教えてください。
- A.稲田さん（担当者）からデモカーを案内して頂きました。スタッフにも実機を実際に見て貰い、説明を聞いて貰いました。デモカーで実機を見て、仕様を確認した上で、後日スタッフも含め東洋さんと実際の運用についての打ち合わせをさせて頂きました。
東洋さんを含めた他数社の提案内容を検討した結果、①無駄な出力が確実に無くなると実感した事②ICカードを活用してコスト削減ができる事がポイントとなり、意としている事が実現できるという点と費用の部分で東洋さんからの導入を決定しました。
東洋からの業務改善提案とは！
～個人別機能制限と抑止効果で無駄な出力を削減～
事前に勤怠管理にICカードを導入されるという事を聞いておりました。
そのICカードを活用して複合機でコスト削減できないか？とご相談を頂いた事が、今回ICカード認証を提案させて頂くきっかけでした
溜め置きプリントで無駄な出力と放置プリントを無くす放置して誰も取りに来ないという事は、紙で出力する必要が無い印刷物という事です。そこで、パソコンから印刷をしてもすぐには出力せず、ICカードで認証を行い、必要な印刷物を再確認した上で出力をするという溜め置きプリントを導入する事で無駄な印刷を削減する仕組みをご提案しました。
- ICカード毎に（個人毎）機能制限をかけ、無駄なカラー出力を無くす
コストが掛かるカラー出力を、特定の人しか使用できないように制限を掛ける仕組みをご提案致しました。
注意喚起だけでは、無駄なカラー出力を完全に無くす事は難しい。そこで、ICカード毎に機能制限をかけ、特定の社員のみカラー印刷が可能にしておくというものです。
一般スタッフのICカードではカラー出力が出来ない様制限をかけ、必要な時には責任者の方にカラー出力が可能なカードを借りて出力をする事で必要最低限の出力コストに抑える事ができます。
- 個人別枚数管理で抑止効果
コピー・スキャン・プリントの出力管理が可能です。誰が何枚出力しているのか、個人の使用状況を確認できるので、カウンター料金請求が多かった場合に役立ちます。
使用状況を確認できる事を周知させる事で抑止効果にもなります。
導入後のインタビュー
- Q.導入後、何か変化はございましたか？
- A.シュレッターの量と裏紙の量が減りました。以前はミスプリントや放置プリントを裏紙として使用していたのですが、現在、裏紙は広告FAXのみになっています。また、私的な出力は見かけなくなりました。
新しいスタッフが入社する際には、複合機の使用状況を確認できる事を伝えているので、抑止効果も働いていると思います。
- Q.溜め置きプリントについてメリットを感じる時はどんな時ですか？
- A.各階にノートパソコンがあり1階にある複合機で出力するのですが、出力した印刷物をスタッフが取りに来るまでに他の印刷物と混じってしまうという事も無いですし、取りに来るのを忘れてしまい放置されているという事もありません。
- Q.今後チャレンジして行こうと思っておられる事があれば教えて下さい。
- A.現在、紙を減らして行こうと、電子化を進めております。FAXでのやり取りについても、出来る限りメールで行う様にしているのですが、FAXが完全に無くなる訳ではありませんので、ペーパレスFAXにチャレンジしたいと考えております。
FAXの見落とし等、懸念する部分もありますので、東洋さんに相談しながら導入を検討して行きたいと思っております。
- Q.東洋、担当者について教えて下さい。
- A.対応良くして頂いて感謝しております。導入後のトラブルにも早急に対応して下さいますし、近くに東洋さんという会社があって良かったと思っています。
複合機だけではなく、色々な所でお付き合いできるのがいいですね。担当者の方も、お願いした事に対して、しっかり対応して下さいますし、必要な時に必要な答えを下さるのでこれからも長くお付き合いして行きたいと思っています。
これからも、こちらが気づかない事をどんどん教えて頂きたいです。