ペーパーレスFAXで顧客対応スピードUP＆売上UP！
| お客様名 | 株式会社やまとカーボン社様 |
|---|---|
| 所在地 | 京都市南区上鳥羽塔の森柴東町22-3 |
| 従業員数 | 35名 |
| 事業内容 | カーボン印刷、ナンバリング印刷、オンデマンド印刷、コンピューター用連続伝票、各種伝票印刷、DM封筒一体型申込書、圧着ハガキ、ＡＲコンテンツ企画・制作、ホームページ制作 |
| コンセプト | 株式会社やまとカーボン社は、古都京都で伝統にとらわれず、常に新しいものに取り組む印刷会社です。 近年ではオンデマンド印刷や新しい加工技術を使って、お客様のニーズに応じたより便利で使いやすい商品の開発にも取り組んでまいりました。スマートフォンやタブレットなどモバイル機器が全盛期の今日、時代にあった商品やサービスを提供できるよう印刷物とのクロスメディア対応商品を提供してまいります。 |
| URL | http://www.yamato-c.com |
導入前の課題とは？
- Q.導入前の課題は何ですか？
- A.お客様との取引は基本的にFAXが多いので、外回りをしていると、会社に届いたFAXを確認するために一旦会社に戻ったり、会社に電話してFAXの内容を教えてもらわないといけないので、お客様への対応がどうしても遅くなっていました。
また、FAX用紙がとにかく多いので、管理するのも大変でした。弊社は、FAX用紙は処理が終わるとスキャンしてPDF化し、顧客管理システムに添付しているのですが、1枚1枚スキャンをするのに手間がかかっていましたし、社員によっては、スキャンをする時間がなかなかとれずに、机の上にFAX用紙が山積みになっている者もいました。
お客様から「さっき送ったFAXの件で」と電話を頂いても、FAX用紙を探すのに時間がかかっていしまい、お客様をお待たせしてしまうことが多かったです。
- Q.どのような検討項目がございましたか？
- A.操作性と運用方法ですね。
今までずっと紙で出していたものを、いきなりデータにすることに少し不安はありました。使いこなせるかなとか、ちゃんと社内で運用できるのか心配でした。しかし、実際の複合機とパソコンを持ってきて頂いて、説明を見て、「これなら使えるな」と感じました。
どのように社内で運用していくのかというところも打ち合わせをし、社員が使えるイメージもできたので、社長に導入の稟議書を自信を持って提出できました。
東洋からの業務改善提案とは！
複合機に届いたFAXはクラウドにデータ転送され、外出先からでもFAXの閲覧が可能です。さらに、自分のクラウドフォルダにFAXが入るとメール通知がくるので、外回りをしている営業の方はFAXが来た時に、iPadやiPhoneからFAXを確認することができます。
FAX用紙をスキャンしてPDF化するのが手間ということでしたので、文書管理ソフトを活用し、受信したFAXを自動でPDF化してパソコンのフォルダに転送されるよう設定しました。FAX受信から、書き込み、送信をPCで行い、送信処理後はシステムにFAXデータを添付しますので、紙を一切出さずにFAX業務が完結するようご提案致しました
導入後のインタビュー
- Q.導入後の感想や効果をお聞かせください。
- A.お客様への対応スピードがかなり速くなりました。「最近対応はやくなったね～」とお声を頂くこともあります。この間は「対応はやいし、気持ちいいから君から注文するわ」と言って頂きました。営業として、お客様のお問い合わせに速く対応できるということは、信頼に繋がりますし、お客様との距離も縮まったように感じています。
他の担当者宛てに来たFAXや、他の担当者が送ったFAXも全てパソコン上で確認できるので、お客様からのお問い合わせに対し、誰でも対応できるようになったことも助かっています。せっかちなお客様もいらっしゃいますので、パソコンですぐに検索でき対応ができるのは本当にありがたいですね。
作業も効率化した分、空いた時間で他の仕事ができるので嬉しいです。FAX用紙を複合機から全く出さなくなったので、経費削減にもつながっています。
- Q.新たな取り組みをされているとお聞きしましたが？
- A.5S活動のコンペに応募しました。FAX用紙がなくなり机の上が綺麗になっていく過程を写真に撮りました。優勝したら賞金をもらえるので、結果発表が楽しみです。
- Q.弊社のサポートは期待通りでしたか？
- A.本当に丁寧に対応して頂いています。
FAX受信を紙からデータにするというのは、とても不安でしたが、サポート専用のフリーダイヤルが用意してあり、フリーダイヤルを記載したシールをパソコンに貼って頂いたので、連絡しやすいです。サポートの方がいてくださるので、営業担当の方がいない時でも、対応して頂けるというのは嬉しいですね。
社内からの質問もまとめて私がしていますが、質問をしたら、次の日には社員に伝えられるのでありがたいですね。
- Q.今後期待などあればお聞かせください。
- A.また便利な使い方があれば教えて頂きたいですね。「こんな使い方もあるよ」と言って頂けると嬉しいです。