お客様情報をしっかり守るセキュアなオフィスづくり
| お客様名 | デ・アルコ有限会社 |
|---|---|
| 所在地 | 滋賀県草津市青地町1025-14 |
| 事業内容 | 福祉用具の販売・レンタル業 〈福祉用具貸与事業所 2570600367〉 |
| コンセプト | 弊社は全国でも数少ない電動カート専門店です。在宅で生活される介護者の「自立支援」と介護される方々の「負担を軽減」できるように少しでもお役に立ちたいと考えております。ご利用者の生活スタイルを把握した上で、安全運転指導と月に一度の点検（メンテナンス）に十分な時間をかけ、安心して快適な電動カート生活を送っていただく為に出来る限りのバックアップを行ってまいります。 |
| URL | http://www.d-alko.co.jp/ |
導入前の課題とは？
- Q.導入前に直面していた課題は何ですか？
- A.以前はお客様の個人情報を机の上に出しっぱなしのまま外出している社員がいたり、パソコンの電源をいれっぱなしで外出する社員もいました。個人の引き出しの中に個々が資料を保管していたので、欲しいものが見当たらないという事がありました。
きちんと整理している社員も引き出しに鍵をかける習慣がなかったので、安全とは言えませんでしたし、お客様の個人情報が漏れると大変な事になると思っていました。
組織の団体や企業を訪問させて頂く事が多々あり、「他社さんは綺麗なオフィスできちんとしている。知事認可を受けている企業として、最低限のセキュリティを保つ事ができるオフィスにしたい」と考えていました。
東洋からの業務改善提案とは！
社長様はセキュリティに対しての意識がとても高く、個人情報についてのご相談を頂きました。マイナンバー制度が始まるという事もあり、まずは必要なセキュリティ対策について、広く知って頂きたいという思いがあり、弊社開催の「マイナンバーセミナー」に参加して頂きました。
セミナー終了後に、「デ・アルコ様にとって必要なセキュリティ対策は何だろう」と社長様と一緒に考える中で
①インターネットを介した攻撃への対策が必要である事
②社員への意識づけが必要だという事
この２つをまずは始めて行こうとう事になり、①に対してはUTMの導入を、②に対しては社員に意識付けができるオフィス作りをご提案致しました。
個人情報についてはまだまだ紙文書が大半を占めるという事、誰でも自由に出入りができてしまうオフィスである事から、【個人の引き出しを無くし、外出する時には全てロッカーに入れ鍵を閉める】という弊社でも行っている仕組みをご提案しました。
導入後のインタビュー
- Q.導入の決め手は何でしたか？
- A.東洋さんのリフォーム前の写真と現在のオフィスの写真を見せて頂いていたので、イメージをしやすかったです。
社員に「セキュリティを意識しなさい」と言うだけではなかなか難しいですが、会社としてセキュリティを意識できるオフィスを創ってしまえば、個人情報を机の上に出したまま外出するといった事や施錠できない個人の引き出しに個人情報を保管するといった事も無くなり、セキュアなオフィスで個人情報を守るという事が自然に出来る様になるのではないかと思いました。
お客様の個人情報をお預かりしているので、最低限の事はしておきたいという思いがありました。今ではセキュリティをきちんとしなければ、会社の継続は無いと思っています。
- Q.新しくなったオフィスはいかがですか？
- A.おかげで社員の意識がかわりましたね。個人情報を持ち出してはいけない、会社の重要な資産だという意識づけができたと思っています。
後は、余分なものを入れたら個人のロッカーに入らなくなったので、必然的に不要なものは捨てなければなりません。必要なものしか置かなくなったので書類等が探しやすくもなりました。
事務所も広くなって十分な同線を確保する事ができました。
- Q.今後チャレンジされたい業務改善はありますか？
- A.澤木さんには「社員に対してセキュリティの事を色々と教えておいてね」とお願いしています。私が社員に伝える事も大切ですが、第三者に言ってもらえると違うでしょうし。
USBなどのデータの持ち出しなんかも、もっと考えていかなければと思っています。社員にはUSBの使用は禁止と伝えてはいますが、対策は行っていないので。
私自身のUSBは澤木さんに言われてパスワード付のUSBに変えたんですが、会社として何か対策を行って社員にもUSBの使用を許可し、働きやすい仕組みにしたいですね。
後は、車の中や営業カバンの中にも個人情報はありますので、その辺りも今後取り組んで行きたいと考えています。
- Q.貴社と「東洋」の出会いを教えて下さい。
- A.東洋さんとは５年位のお付き合いになりますかね。以前は他メーカーの複合機を使っていたのですが、色々とあって複合機メーカーを変える事になったんです。
3社程声をかけたのですが、「この会社にお願いしたい」という会社に出会えず途方にくれていました。インターネットでお願いできる会社を探していた所、東洋さんのホームページに辿り着きお電話をしました。
- Q.何故「東洋」を選んで頂けたのですか？
- A.弊社は2色刷りがほとんどだったので、東洋さんが提案して下さったのが京セラの複合機でした。
当初思った「赤色」が出なくて駄目だなと思ったのですが、担当の澤木さんが本当に頑張ってくれました。無茶な事も言ったと思いますが「ここまでやってくれるか」という位熱心に対応をしてくれて、「この人だったら間違いない」と思えたので東洋の澤木さんとお付き合いをしたいと思いました。商品ではなく営業マン（澤木さん）に惚れました。
- Q.貴社にとって「東洋」とは？
- A.全てをお任せできる会社であり、様々な情報をくれる会社です。
色々な情報を教えてもらう→気になった事を個人的に調べる→分からない所を東洋さんに聞く→弊社にとって必要だと思った物を提案してもらうといった流れですね。支店の事も東洋さんにお任せしています。
東洋さんの保守「IT資産」に加入しリモートでサポートして頂いています。パソコンが全く分からない社員もいるのでとても助かっています。