事例紹介case study

オフィスで起きるあらゆる課題を解決!
パッケージではなくお客様の状況に応じて複合的な課題解決を行っています。

FAX受注業務での無駄をなくす

FAX受注業務での無駄をなくす
お客様名 五洋パッケージ株式会社様
所在地 京都府綴喜郡井手町井手中川55番地
事業内容 段ボールケース・段ボールシートの製造販売
コンセプト 私たち五洋パッケージは、段ボール製造においてシートからパッケージまでを自社一貫生産するワンストップサービスにより、幅広いニーズにお応えすることができます。顧客満足第一主義を貫き「品質力」「即納力」「技術力」「物流力」のすべてを兼ね備えた総合力でお客様の満足を約束します。
URL http://www.goyo-package.co.jp

導入前の課題とは?

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Q.どんな課題を抱えておられましたか?
A.特に課題を感じていた訳ではないんです。

「複合機からの紙出力が多いので、FAX受注業務を電子化するとメリットがあるのではないですか」と営業担当の方からお話しを頂いたのがきっかけでした。
Q.電子化と聞いてどう思われましたか?
A.正直うちには向いてないんじゃないかと思いました。まだまだアナログなので、現場が反対するだろうと思いました。

ですが、営業担当の方に「キヤノンさんの受注センターを見てみませんかと」お話しを頂いたので、私の立場で現場の事をとやかく言うと現場と乖離してしまうので現場に任せる事にしたんです。
Q.ペーパーレスFAXと聞いてどう思われましたか?
A.自分達の業務が楽になるならメリットはあるかなと思いました。業務が楽になって、それで紙が減るなら尚更良いと思いました。
Q.キヤノンのオフィスツアーに参加していかがでしたか?
A.キヤノンさんの受注センターで、まったく紙が無い事に驚きました。実際にお話しを聞いていると正直簡単だなと思いました。
Q.導入を決定されるまでの事を教えて下さい。
A.新しい事を始めようとすると、初めは絶対マイナスの意見があると思うんです。長い目でみて、仕事も時間も短縮できるのであれば絶対に導入するべきだと思います。

自分が体験してみて、簡単なのであれば、「こうすれば良い」と伝えるだけなので現場も納得してくれるかなと思ったんです。取り敢えずは自分が体験してみないと、何も言えないじゃないですか。だから個人的に、1か月お試しで運用してみたんです。使いやすい様にボタンを作ってもらったりして、操作も簡単だったので「これはいける」と思いました。

普段から、いかに無駄を無くすかという事を考えていますので、FAXを取りに行く、FAXを担当者に振り分ける、FAXを返信するという動きの無駄が無くす事ができるというのが一番の決め手でした。

東洋からの業務改善提案とは!

FAX受注業務での無駄をなくす

複合機がFAXを自動的に振り分けてくれる

FAXを電子化するにあたり、「振り分けの手間」を無くす為に、複合機の登録情報を元に自動的に振り分けをしてくれるアプリをご提案致しました。しかし、特定の番号から来たFAXについては紙出力が必要という事でした。

そこで、指定したフォルダに文書が格納されると印刷をかけるというソフトと組み合わせる事で自動振り分けと特定印刷を可能にしました。

通常FAXの振り分け転送を行う場合、お客様で設定して頂く事は難しいのですが、「せいとんファクス」というアプリを複合機に入れる事でお客様でも簡単に振り分け転送を行う事ができます。

複合機のアドレス帳を登録・変更するだけで良いので、お客様ご自身で運用変更が可能で、設定変更に待ち時間が発生しません。

設定変更依頼を頂いてから、ご訪問させて頂くまで業務に不便が生じる事が無いという点も、このアプリをご提案させて頂いた理由の一つです。

 

FAX受注業務での無駄をなくす

パソコンで楽々FAX返信

理漏れや操作ミスのリスクをできるだけ無くす為、また処理時間を短縮する為に受信→返信→保存までをできる限りボタンクリックで操作できる様に設定をさせて頂きました。

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特定の方に処理が集中してしまわないよう、未処理数を見える化しフォローできる仕組みも導入頂きました。

 

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クラウドを利用したリアルタイムの受発注

複合機の台数を増やしたり、回線を増設しても、FAXの送受信待ちというのは完全には解消されません。そこでFAX回線を使用せず、canonのクラウドサービス「HOME」を使った受注業務を提案させて頂きました。クラウド使用料はかかりますが、FAX回線を使用しないので通信コストは削減されます。何より、「お客様をお待たせしない」という事で「HOME」を利用した受注業務を導入して頂く事になりました。

導入後のインタビュー

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Q.導入後、何か変化はございましたか?
A.誰も立たなくなって、静かになりました。受信の振り分けをしなくていい、返信で立たなくてもいいので無駄な動きがなくなりました。

パソコンの1つの画面で受注から送信までできるというのが一番の時間短縮ですね。パソコンの画面で送信履歴も確認できるので、送信NGでもパソコンから再送信できて便利です。
Q.導入中で苦労した点はありますか?
A.もっと問題が出て来ると思ったのですが、以外と問題なくすんなりと進みました。皆がそれぞれ使いやすい様にカスタマイズして使ってくれているので、苦労はありませんでした。

操作が難しかった訳でもなく、表示が分かりにくい訳でもなかったので皆もすんなり覚えて貰えたのではないかと思います。
Q.導入後、何か問題はありましたか?
A.注文書が来ているのに気付かずに、抜けてしまうのではないかという心配をしていたのですが、注文書自体を見落とすという事は無かったですね。

最初の頃は月に1回位、複数枚で来ている注文書の2枚目を見落としてしまうという事はありました。ですが、枚数表示をする様になってからは見落とす事は無くなりました。
Q.デメリットはありますか?
A.デメリットは思いつきませんね。しいて言うなら改善されると嬉しい事はあります。

自動印刷のタイムラグが無くなればいいなという点と、ページ毎に既読、未読が分かる様になれば言う事はありません。
Q.クラウドを利用した注文書のやり取りはいかがですか?
A.リアルタイムで返信ができるので助かっています。注文に対しての問い合わせに対してもバタバタする事も無くなりました。

クラウドでやり取りをする様になって、以前に比べて回線にも余裕が出ているのではないかと思います。「返信まだ来てません」「話中でFAX送れません」という電話は無くなったと思います。
Q.今後チャレンジされたい業務改善はありますか?
A.注文書以外の紙も多いので、そこを無くして行きたいですね。

現状80%位の削減だと思っていて、お客様あっての仕事なので100%削減というのは無理だと思いますが90%位までは削減したいと思っています。そして、もっと時間の短縮をして行きたいです。

どのくらい無駄が出ているのか、把握はしていませんが、毎朝ゴミを集めた時に紙のゴミが多いんです。ゴミに出すという事は、ただ単に出力しているという事もあると思うので、そこを考えて行きたいですね。

社内で使用しているシステムが、色々な事に対応できる様になれば、タブレットを上手く使ったりしながら業務の効率化を図って行きたいと考えています。
Q.東洋、担当者について教えて下さい。
A.良くやって下さっています。導入したソフトに関しては、困った事があればソフト担当の方に電話をすればいいので。色々な役割の方がいるので何かあった時にも助かります。
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