実例紹介FAX業務効率UPのススメ
2016-08-31 ｜
今回は実際にお客様から頂いたFAX業務に関するお悩みをご紹介します(^^)/
業務効率UPと、出力コストの削減の為にペーパーレスFAXを導入して頂いたお客様からご相談を頂きました。
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「ペーパーレスFAXを始めて、席を立つ事もなくなったし、紙出力もほとんどなくなってすごく便利になったんだけど、FAX送受信の待ち時間を何とかできませんか？」 |
【改善前の状況】
・FAX送信用、受信用と２台の複合機が稼働
・回線も増設
・送受信の中で多くの割合を占めていたのが、受発注FAX
・多くのお客様とのやり取りがある中でも、
特定のお客様とは特にFAXのやり取りが多い
そこでご提案させて頂いたのが、FAX回線を使用せずクラウドを利用した業務改善です☆
【ご提案内容】
・特定のお客様とのやりとりにFAX回線を使用せずクラウドで行う
・FAX回線を使わず、クラウドで受発注業務を行う事で
送受信の待ち時間と通信コストをゼロに
・FAX回線の使用量を減らす事で、他のお客様との送受信をスマートに
まずは、クラウド上にお客様毎のFAXフォルダを作成しそれぞれにアクセス権限を付与しました！
次に、お客様毎のIDとパスワードをお知らせ。
複合機からクラウド上のFAXフォルダに直接スキャンでき、パソコンからもワンクリックでクラウドにUPする事ができる様に設定させて頂きました！
更に、ペーパーレスFAXを始めるにあたって、canonのソフトウェアimageWARE Desktopを導入して頂いておりましたので、連携をさせる事で、更なる業務効率UPが実現しました！
どんな運用をされているかというと・・・
（A社、B社共にimegeWARE Desktopを導入頂いております）
①まず、【注文】ボタンクリックしてクラウド上の注文書フォルダに注文書をUP
②B社から注文書が届くとポップアップでお知らせ
③受注NOなどを書き込み
③【受注処理済】ボタンをクリックしてクラウドにある注文書のコピーを社内サーバーに保存
④【B社受注】ボタンをクリックして、クラウド上の受注フォルダに移動
⑤B社では受注処理が行われた事を伝えるポップアップが上がります
⑥【注文処理済】のボタンをクリックして、社内サーバーに注文書を移動します（処理が完全に終わったFAXはクラウド上には残さない）
いかがでしょうか？
ほとんどの処理がワンクリックで完了して、リアルタイムでの受注処理ができちゃいます！
その為、処理も早くお客様のお客様もとても喜んで下さってます(*^▽^*)
顧客満足度も上がって、通信コストも無くなっていいことだらけ☆
「imegeWARE Desktop」がないとできないかというと、そんな事はありません！
是非お気軽にご相談下さい☆
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