OCRでスキャンデータのリネーム作業を効率化！DR-C240事例
2022-01-19 ｜ IT関連複合機・プリンター情報オフィス便利グッズ情報
こんにちは！今回はDR-C240の導入事例をご紹介します。
皆さん「DR-C240って何？」と思われているでしょうが、受領書や納品書といった不定形サイズの紙文書だけでなく、カードやパスポートなど厚みのあるものまでを読み込めるキヤノンのスキャナーです。
しかも「CaptureOnTouch Pro」という無償アプリケーションと連携して、読み込んだデータの一部を文字認識し自動でリネームしてくれる優れものです。
今回は、このOCR（文字認識）機能を使ったスキャンソリューションで効率化できる事例をご紹介します。
電子化することにより生まれる非効率な作業を時間短縮したい
弊社のお客様で、受領書をスキャンして一つ一つデータを確認しながらリネーム作業を行っておられたお客様がいらっしゃいました。
その作業は毎日発生し、午前中の時間を丸々費やされていたのでどうにかならないかとご相談いただきました。
紙文書をスキャンしデータ化することは検索性や省スペース化といった観点から非常に有効な手段ですが、その作業に時間が掛かっていたのでは逆に非効率な状況と言えます。
そこで『DR-C240』がそんな悩みをOCR（文字認識）機能を使って作業を効率化へ導いていきます。
複合機による非効率なガラス面読み込みから解放！
まず今回のお題は、不定形サイズの受領書の読み込みとOCR（文字認識）となりました。
複合機では上部の現行送り装置に置ける紙文書は定型サイズのみとなっている為、不定形サイズの受領書はガラス面に一枚ずつ置いてスキャンし、スキャンし終わったデータをプレビューで確認しながらリネームといった作業を行っていらっしゃいました。
上記のやり方では午前中丸々潰れるのもうなずける話です。
そこで登場するのが『DR-C240』！
この機種は読み込みトレーに不定形サイズでも最大60枚セット可能です。（原稿混在もOK）
これで1枚ずつガラス面に置かなくてもよくなりスキャンの効率化が行えました。
DR-C240を使えばスキャンした伝票番号で簡単にリネーム化！
次にリネーム作業ですが、この『DR-C240』の最大の武器が同梱のスキャンアプリケーション「CaptureOnTouch Pro」です。
この「CaptureOnTouch Pro」はスキャンした受領書の一部をOCR設定することにより異なる番号の受領書番号を読み取り、好きな文字と組み合わせてリネームすることが可能となります。
ですので事前に設定した『物品受領書』という文字とOCRで認識した受領書番号を組み合わせて「物品受領書_1234567.pdf」といった感じで取り込んだデータのリネーム作業の効率化が実現できます。
今後、電子帳簿保存法改正によるデータのリネームにも活用できる！?
話は変わりますが、2022年1月に改正される電子帳簿保存法では、スキャナ保存制度の要件が大幅に緩和される一方、電子取引を行った場合の電子データでの保存が義務化されます。
もしこれをきっかけに電子化を促進していく場合、検索性の高いリネームを行っていかなくてはなりません。
例えば請求書のデータ名に【日付】【取引先名】【金額】を入れて保存する場合、取引先が決まっている会社であれば日付や金額の印字位置をOCRで指定すればリネームが簡単に行え効率化することができます。
電子化による作業を効率化し時間の有効活用とデータのルール化
上記で電子帳簿保存法のお話しをしましたが、そもそも電子化して検索性を高めるにはルール化されたリネームが必要となります。
しかしリネームが行われていない数字だけのデータであったり、リネームはしているがそこに非効率さが生まれているケースはここに限った話ではありません。
我々は『ただ電子化しているだけ』や『しっかりやる為に時間が足りない』などの電子化を、OCRなどの機能でお客様にあった電子化ソリューションを提案し効率化をお約束します。
もし上記のような話を読まれて「うちも同じだな･･･」と思われた方は是非ご相談ください。